Дэвид Миллз, генеральный директор Ricoh Europe

Неутихающие споры о долговечности офиса, кажется, немного затянулись. Мы видим, что его роль меняется. При этом мы должны понимать, что он не исчезнет.

Данные показывают, что интерес к офису не снижается. Спрос на качественные, технологичные и удобные пространства в европейских городах остается высоким. К примеру, ведущая международная консалтинговая компания в области недвижимости CBRE прогнозирует в 2021 году рост арендных ставок на офисные помещения, что подтверждает ключевую роль офиса в смешанной рабочей среде.

Однако давайте немного отвлечемся от дискуссии о важности офиса и обратимся к более интересной теме: каким должен быть офис будущего?

Инвестиции в технологии должны использоваться максимально эффективно

Весь деловой мир остро осознает, что пандемия многократно ускорила предполагаемые темпы цифровой трансформации.

Конечно, для многих компаний с самого начала это была борьба за адаптацию. Но сейчас многие секторы, например юриспруденция с огромным потоком документов, испытали на себе всю мощь инструментов цифровой рабочей среды. Некоторые даже впервые внедрили облачные решения документооборота, такие как Google Диск или Office 365. Это может показаться не особо революционным для тех компаний, которые уже далеко ушли по дороге цифровизации. Но для компаний, которые только начинают свой путь, это просто огромный шаг.

Тем не менее, не следует останавливаться на достигнутом. Реальная сила этих программ становится очевидной, когда вы интегрируете их в офисное пространство с помощью таких устройств, как интеллектуальные принтеры и планшеты.

Офис будущего должен быть максимально удобным для сотрудников, где бы они ни находились, – с мгновенным доступом к информации и автоматизированным документооборотом.

Инструменты биометрической аутентификации (по отпечаткам ладони или пальцев) могут разблокировать бесконтактную печать на многофункциональных устройствах с поддержкой облачных технологий. Это не только усилит защиту информации, но и сэкономит много времени, упростив преобразование бумажных документов в цифровые.

Рабочие пространства должны быть умными и интуитивно понятными

Крупные компании с большим количеством офисных площадей, возможно, уже знакомы с облачными инструментами управления рабочим процессом. Но они, возможно, еще не изучили возможности решений по управлению рабочим пространством.

Хотя идея установки цифрового дисплея над кофемашиной поначалу может показаться странной, ее влияние на внутреннюю коммуникацию нельзя недооценивать. Цифровые вывески - это интерактивный и динамичный способ мгновенно привлечь внимание к сообщениям. Если вы когда-либо спорили с коллегой по поводу бронирования переговорной, вы поймете, почему грамотно интегрированное программное обеспечение для резервирования помещений – необходимое условие эффективной работы сотрудников.

Но и это еще не все! Такие инструменты, как RICOH Spaces, – облачная платформа для оптимизации рабочего пространства – помогают сделать все элементы рабочей среды (от бронирования столиков до навигации) цифровыми. Более того, эти инструменты предусматривают различные возможности для развития в будущем. Увидим ли мы когда-нибудь использование технологии распознавания лиц для управления доступом в офисные помещения? Покажет только время.

Среда должна стимулировать эффективную и безопасную совместную работу

Многие компании сейчас используют инструменты совместной работы для организации дистанционного режима. Но в компаниях, которые хотят улучшить командную работу и повысить мотивацию, эти инструменты должны быть интегрированы буквально во все рабочие поверхности офиса.

С помощью инструментов для передачи голоса, видео и изображения, например интерактивных электронных досок и проекторов, можно создать оптимальную цифровую среду для эффективной работы сотрудников независимо от того, где они находятся: в офисе, дома или в командировке. Именно эта цель лежит в основе наших решений Smart Collaboration Rooms и Reactiv SUITE. Возможно, однажды в числе этих инструментов мы сможем увидеть голографические изображения.

Несмотря на эту манящую футуристическую картину, обеспечение здорового и безопасного рабочего пространства всегда будет обязательным условием для любого офиса. Например, после пандемии коронавируса бесконтактные тепловизионные камеры приобретают новое значение. С их помощью компании смогут гораздо лучше управлять рисками, связанными с общим рабочим пространством, и сохранять благополучие сотрудников, своевременно выявляя тех, кто может быть нездоров.

Избирательность и грамотное инвестирование

Ключ к созданию идеального офиса будущего — инвестиции в решения, которые повышают продуктивность работы и эффективность использования офисных площадей. Кроме того, стоит заложить ресурсы для интересных инноваций, которые несомненно появятся. Однако то, как это будет происходить на самом деле, зависит от множества различных факторов, включая сектор рынка и размер компании, а также от того, насколько далеко компания уже продвинулась на пути цифровой трансформации.

В случае с офисом будущего не существует универсального решения. Однако без правильного решения невозможно организовать одинаково эффективную работу сотрудников как в офисе, так и на удаленке.